1.1 Klassenbuch

1. (Fach-) Lehrkräfte erfassen die Abwesenheiten ihrer Schüler i.d.R. im Klassenbuch.
   
2. Auch Sie als Administrator können Abwesenheiten im Klassenbuch einsehen und bearbeiten, dies ist jedoch umständlicher und unübersichtlicher als im Modul Schüler-Abwesenheit bzw. Erfassung der Abwesenheiten.
   
3. Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, Erfassungen von Abwesenheiten über das Klassenbuch, die in der Zukunft liegen, zu unterbinden; s. dazu Klassenbuch: Übersicht für Administratoren.
   
4. Bei der Abwesenheitserfassung im Klassenbuch werden Schüler, für die eine Abwesenheitsnotiz oder eine Entschuldigung vorliegt, mit einem kleinen Icon markiert.
   
5. Fachlehrkräfte können für ihre eigenen Stunden selbst Abwesenheitsnotizen und Entschuldigungen hinterlegen.
   

1.2 Schüler-Abwesenheit

1. Als Administrator können Sie Abwesenheiten in allen Schulstunden klassenweise über das Modul Schüler-Abwesenheit (Unterricht - Schüler-Abwesenheit) einsehen und bearbeiten.
   
2. Klassenlehrkräfte können die Abwesenheiten aller Stunden der eigenen Klasse einsehen und bearbeiten.
   
3. Fachlehrkräfte können hier - genauso wie im Klassenbuch - ausschließlich die eigenen Stunden bearbeiten.
   
4. Sobald eine Abwesenheitsnotiz vorliegt, wird sie beim betreffenden Schüler als kleines Icon dargestellt; die Klassenlehrkraft bekommt zudem eine Push-Benachrichtigung.
   
5. Wenn die Abwesenheitsnotiz angenommen wird, zählt sie als Entschuldigung.
   
6. Es kann auch direkt eine Entschuldigung hinterlegt werden, bspw. wenn ein Elternteil den Schüler telefonisch abwesend meldet. In beiden Fällen sind, sobald die Entschuldigung hinterlegt ist, die betroffenen Stunden grün hinterlegt.
   
7. Sobald der Schüler als abwesend erfasst ist, erscheint zudem ein e unter dem Abwesenheitssymbol.
   

1.3 Erfassung der Abwesenheiten (“Sekretariatstool”)

Das Modul Erfassung der Abwesenheiten (Startseite - Kachel Erfassung der Abwesenheiten) bietet Ihnen als Administrator eine auf den aktuellen Zeitpunkt bezogene, klassenübergreifende Übersicht über alle abwesenden Schüler und Lehrkräfte (letztere werden nur Ihnen als Administrator angezeigt) sowie der aktuellen Unterrichtsstunden.

1. Die Bearbeitungsmöglichkeiten sind hier allerdings begrenzt: Es können zwar Abwesenheitsnotizen sowie Entschuldigungen hinterlegt, jedoch keine Abwesenheiten eingestellt werden.
   
2. Es wird häufig vom Sekretariat genutzt - ggf. in Kombination mit dem Modul Schüler-Abwesenheit - weshalb es umgangssprachlich auch als “Sekretariatstool” bezeichnet wird.
   
3. Schüler und Lehrkräfte werden abhängig von ihrem Abwesenheitsstatus in unterschiedlichen Farben dargestellt. Der Farbcode bei Schülern ist dabei wie folgt:
   
1. Rot: Die Anwesenheit des Schülers wurde (noch) nicht von der Lehrkraft über das elektronische Klassenbuch bestätigt.
   
2. Gelb: Der Schüler wurde im Klassenbuch (oder in Schüler-Abwesenheit) als abwesend erfasst, es ist jedoch keine Abwesenheitsnotiz bzw. Entschuldigung hinterlegt.
   
3. Weiß: Der Schüler ist bereits als abwesend erfasst und entschuldigt.
   
4. Blau: Der Unterricht des Schülers beginnt erst später.
   
5. Hellgrün: Es wurde eine Abwesenheitsnotiz hinterlegt.
   
6. Dunkelgrün: Der Schüler hat nur einen Teil des Schultages gefehlt und ist nun anwesend.
   
4. Lehrkräfte werden automatisch vom System als anwesend erfasst, wenn sie in EduPage aktiv sind.
   
5. Die Farbzuordnung bei abwesenden Lehrkräften ist ähnlich, es gibt jedoch kleine Unterschiede zu den Schülern:
   

1. Rot: Die Lehrkraft ist (noch) nicht anwesend.
   

2. Rosa: Die Lehrkraft ist abwesend und es ist ein Grund für die Verspätung hinterlegt.
   

3. Gelb: Die Lehrkraft ist im Vertretungsmodul als abwesend erfasst.
   

4. Blau: Der Unterricht der Lehrkraft beginnt erst später.
   

5. Dunkelgrün: Die Lehrkraft ist mittlerweile anwesend.
   

6. Weiß: Die Lehrkraft hat aktuell keinen Unterricht (mehr).
   

6. In der oberen, dunkelblau hinterlegten Menüleiste des Moduls wird Ihnen farbig angezeigt, wie viele Schüler bzw. Lehrkräfte mit welchem Abwesenheitsstatus erfasst sind.
   

{Screenshot tbd.}

1. Diese Option muss von der zuständigen Klassenlehrkraft freigeschaltet werden.
   
1. Als Administrator können Sie unter Schüler-Abwesenheit - Abwesenheit Schuljahr - Lehrkräfte, die die Abwesenheitsnotizen nutzen (in der oberen Menüleiste rechts mit Werkzeugsymbol) einsehen, welche Lehrkräfte die elektronischen Abwesenheitsnotizen für ihre Klasse freigeschaltet haben.
   
2. Für volljährige Schüler können die elektronische Abwesenheitsnotizen auch direkt freigeschaltet werden.
   

Je nachdem, ob elektronische Abwesenheitsnotizen genutzt werden oder nicht und wo bzw. bei wem die Eltern ihr Kind abwesend melden, unterscheiden sich die ersten Schritte der Vorgehensweise bei der Abwesenheitserfassung. Zudem ist es möglich, einem Mitarbeiter zentral die Aufgabe der Abwesenheitserfassung zuzuweisen.

3.1 Variante 1: Eltern melden ihr Kind via elektronische Abwesenheitsnotiz abwesend

1. Die Eltern stellen für ihr Kind in EduPage eine Abwesenheitsnotiz für den entsprechenden Zeitraum ein.

2. Die Klassenlehrkraft wird automatisch über das Vorliegen einer Abwesenheitsnotiz benachrichtigt und kann diese ablehnen oder bestätigen. Sobald die Abwesenheitsnotiz bestätigt ist, zählt sie als Entschuldigung.

3. Die Lehrkräfte prüfen die Abwesenheiten am Anfang jeder Stunde (die Entschuldigung oder Abwesenheitsnotiz wird als Symbol beim betreffenden Schüler angezeigt) und tragen den Schüler jeweils als abwesend ein.

4. Im Modul Erfassung der Abwesenheiten wird der Schüler nun weiß dargestellt. So weiß der Administrator bzw. das Sekretariat, dass der Schüler entschuldigt und als abwesend erfasst ist.

3.2 Variante 2: Eltern melden ihr Kind bei der Klassenlehrkraft abwesend

1. Die Klassenlehrkraft hinterlegt für den betreffenden Schüler in Schüler-Abwesenheit eine Entschuldigung für den entschuldigten Zeitraum (stellt ihn aber nicht auf abwesend).

2. Die Lehrkräfte prüfen die Abwesenheiten am Anfang jeder Stunde (die Entschuldigung oder Abwesenheitsnotiz wird als Symbol beim betreffenden Schüler angezeigt) und tragen den Schüler jeweils als abwesend ein.

3. Im Modul Erfassung der Abwesenheiten wird der Schüler nun weiß dargestellt. So weiß der Administrator bzw. das Sekretariat, dass der Schüler entschuldigt und als abwesend erfasst ist.

3.3 Variante 3: Eltern melden ihr Kind im Sekretariat abwesend

1. Das Sekretariat wählt im Tool Erfassung der Abwesenheiten den betreffenden Schüler über die Suchfunktion aus und hinterlegt eine Abwesenheitsnotiz für den entsprechenden Zeitraum. Hierfür muss der betreffende Mitarbeiter über das Benutzerrecht Schüler-Abwesenheit-Administration verfügen.

2. Die Klassenlehrkraft wird automatisch über das Vorliegen einer Abwesenheitsnotiz benachrichtigt und kann diese ablehnen oder bestätigen. Sobald die Abwesenheitsnotiz bestätigt ist, zählt sie als Entschuldigung.

3. Die Lehrkräfte prüfen die Abwesenheiten am Anfang jeder Stunde (die Entschuldigung oder Abwesenheitsnotiz wird als Symbol beim betreffenden Schüler angezeigt) und tragen den Schüler jeweils als abwesend ein.

4. Im Modul Erfassung der Abwesenheiten wird der Schüler nun weiß dargestellt. So weiß der Administrator bzw. das Sekretariat, dass der Schüler entschuldigt und als abwesend erfasst ist.

3.4 Alternative: Zentrale Abwesenheitserfassung durch einen “Abwesenheits-Administrator” (z.B. Sekretariat)

1. Der “Abwesenheits-Administrator” muss über das Benutzerrecht Schüler-Abwesenheit-Administration und ggf. Lehrkraft-Anwesenheit-Administration verfügen (s. Benutzerrechte für Lehrkräfte und Mitarbeitende verwalten).
   
2. Mit diesem Benutzerrecht kann er über Erfassung der Abwesenheiten die tagesaktuellen Abwesenheitsnotizen einsehen oder Abwesenheitsnotizen bzw. Entschuldigungen verfassen.
   
3. Theoretisch könnte er in Schüler-Abwesenheit auch die Abwesenheiten selbst erfassen. Wir empfehlen jedoch, dass diese von den Lehrkräften gepflegt oder zumindest überprüft werden, damit es nicht zu Differenzen kommen kann, falls bspw. ein abwesend gemeldeter Schüler wider Erwarten doch im Unterricht erscheint.
   
4. Ob der Abwesenheits-Administrator Schüler entschuldigen, evtl. sogar als abwesend eintragen oder nur Abwesenheitsnotizen verfassen soll und die Annahme bzw. Ablehnung von Abwesenheitsnotizen den Klassenlehrkräften obliegt, können Sie für Ihre Schule selbst entscheiden.