EP Support | Stundenplanerstellung

Stundenplan erstellen und aktivieren

Neben Agenda Online ist der Stundenplan das wichtigste Element Ihrer EduPage. Die Informationen aus dem Stundenplan bilden zusammen mit den Daten aus Agenda Online die Grundlage für den Vertretungsplan, das Klassenbuch, Lerngruppen u.v.m.

Speichern Sie Ihren Stundenplan beim Anlegen immer wieder ab, damit keine Einstellungen verloren gehen können!

Voraussetzungen
  1. empfohlen
    Die für den Stundenplan relevanten Daten (Fächer, Klassen, Schüler und Lehrkräfte) sind in Agenda Online bereits importiert, s. dazu Daten manuell importieren.

1. Stundenplan anlegen

  1. Wählen Sie in der Menüleiste links Stundenpläne Online oder auf der Startseite die Kachel Stundenplan aus.

  2. Klicken Sie in der horizontalen, oberen Menüleiste auf Neu.

  3. Nun öffnet sich ein Assistent, der Sie automatisch in der richtigen Reihenfolge durch die folgenden Schritte zur Erstellung des Stundenplans führt. Sie können diese Schritte auch ohne den Assistenten über die entsprechenden Felder in der oberen Menüleiste durchführen oder den Assistenten in der oberen Menüleiste unter Parameter - Assistent erneut öffnen, falls Sie ihn geschlossen haben. 

  4. Schuldaten eingeben & Zeitraster festlegen:
    Legen Sie im ersten Fenster des Assistenten oder über Schule (im Hauptmenü der oberen Menüleiste) den Namen der Schule, das Schuljahr, die Anzahl der Stunden pro Tag sowie der Tage pro Woche fest.

    1. Mit einem Klick auf Zeitraster können Sie die Zeit und Dauer der einzelnen Stunden sowie Pausenzeiten einstellen.

    2. Falls gewünscht, können unterschiedliche Zeitraster für verschiedene Wochen (bspw. A- und B-Wochen), Semester oder Klassen angelegt werden. 

  5. Daten aus Agenda Online importieren:

    1. Gehen Sie in der oberen Menüleiste auf den Reiter Datei > Import (oder im Assistentenfenster links unten auf Importieren).

    2. Wählen Sie die erste Option: EduPage - Schuldaten aus, wenn Sie bereits Daten in Agenda Online haben. Andernfalls ist es auch möglich, Daten aus einer externen Quelle in den Stundenplan zu importieren, die beim Veröffentlichen nach Agenda Online übertragen werden. Wir empfehlen jedoch die erstgenannte Option.

    3. Nun werden Ihnen alle zu importierenden Fächer angezeigt. In der Spalte Aktion sollte bei allen Fächern Hinzufügen stehen (entsprechend sollte auch bei allen Optionen unten im Fenster eine 0 angezeigt werden außer bei Hinzufügen - hier müsste eine Zahl angezeigt werden, die der Anzahl der Schulfächer entspricht).

    4. Starten Sie den Import der Schulfächer mit OK. Sie werden daraufhin zum nächsten Parameter weitergeleitet.

    5. Verfahren Sie genauso mit den weiteren Parametern, bis alle Daten importiert sind.

    6. Speichern Sie Ihren Stundenplan, indem Sie im Hauptmenü der oberen Menüleiste auf Speichern klicken und Ihrem Stundenplan einen Namen geben, falls noch nicht geschehen. Wenn Sie Ihren Stundenplan schließen, wird er nun im Stundenpläne-Menü angezeigt.

2. Parameter bearbeiten

Im Reiter Hauptmenü in der oberen Menüleiste oder alternativ im Reiter Parameter befinden sich Schaltflächen für die Parameter SchulfächerKlassenRäume und Lehrkräfte. Dort können Sie verschiedene Einstellungen für die einzelnen Parameter vornehmen, die oftmals miteinander verknüpft sind. Solche Verknüpfungen werden automatisch übernommen.

Bsp: Wenn Sie im Parameter-Menü Klassen für eine Klasse einen Musikunterricht mit Herrn Schubert in Raum 2.3 anlegen, wird dies entsprechend für das Schulfach Musik im Parameter-Menü Schulfächer, für Herrn Schubert im Parameter-Menü Lehrkräfte und für den Raum 2.3 im Parameter-Menü Räume angezeigt.

Im Folgenden werden die Bearbeitungsoptionen anhand des Parameters Klassen erläutert:
  1. Neu / Löschen:
    Hier können Sie eine neue Klasse hinzufügen oder eine bestehende löschen.

  2. Editieren:
    Wählen Sie in der Parameter-Ansicht Klassen (Schüler-Symbol) eine Klasse aus und klicken im Menü rechts auf Editieren. Nun können Sie ein Heimatklassenzimmer sowie eine Klassenlehrkraft festlegen (Letztere ist schon vorausgewählt, wenn sie vor dem Import aus Agenda Online bereits dort verknüpft war) und weitere Angaben machen.

Die weiteren Bearbeitungsoptionen werden in den folgenden Abschnitten separat erläutert.

3. Unterricht anlegen & bearbeiten

Das Anlegen von Unterrichtsstunden ist für jede Klasse notwendig (oder alternativ für alle Lehrkräfte/ Fächer),  um entsprechende Karten zu generieren, mit denen später der Stundenplan befüllt wird. Unterrichte können auf andere Lehrkräfte oder Klassen kopiert werden, sodass nur einzelne Einstellungen angepasst werden müssen.
  1. Wählen Sie zum Anlegen eines Unterrichts die betreffende Klasse aus, klicken Sie auf Unterrichtsstunden Neuer Unterricht (links unten).

  2. Wählen Sie die unterrichtende Lehrkraft (oder mehrere), das Schulfach, ggf. eine Teilung (s.u.) und die Anzahl und Art der Stunden pro Woche.

    1. Sie können über Hinzufügen weitere Unterrichte hinzufügen, falls sie bspw. sowohl Doppel- als auch Einzelstunden für dasselbe Fach anlegen möchten.

    2. Zudem kann bei unterschiedlichen Wochen ausgewählt werden, in welchen Wochen die Unterrichtsstunden stattfinden sollen.

  3. Des Weiteren können Sie einen konkreten Raum (oder mehrere) festlegen (über Weitere verfügbare Räume) oder auswählen, ob der Gruppenraum, der Raum der Klasse, der Lehrkraft oder des Schulfachs für den Unterricht beansprucht wird.

    1. Wenn letztere Verknüpfungen hinterlegt sind, wird beim Kopieren des Unterrichts auf eine andere Klasse oder Lehrkraft auch automatisch der entsprechende Raum zugewiesen.

    2. Bereits erstellte (oder importierte) Unterrichtsstunden können in ebendiesem Menü bearbeitet werden. 

4. Verfügbarkeiten einschränken

In den Parameter-Menüs (Lehrkräfte, Fächer, Schüler, Räume) können Sie unter Verfügbarkeit festlegen, dass eine Klasse bzw. ein Raum/ eine Lehrkraft zu bestimmten Zeiten nicht oder nur bedingt verfügbar ist, sodass bei der Generierung des Stundenplans zu diesen Zeiten kein Unterricht zugewiesen wird.
  1. Dazu klicken Sie einmal bzw. zweimal auf den entsprechenden Tag, die Unterrichtsstunde oder die einzelnen Felder.
    1. Wenn bereits Unterricht eingetragen ist, sind die entsprechenden Felder grau hinterlegt.

5. Bedingungen und Zusammenhänge

Sie können diverse Regeln erstellen, die für Ihren Stundenplan gelten sollen.
  1. Unter den verschiedenen Parametern finden Sie auf den jeweiligen Parameter zugeschnittene Bedingungen, die Sie (de-) aktivieren und ggf. spezifizieren können.
  2. In der oberen Menüleiste können Sie unter Zusammenhänge weitere (erweiterte) Bedingungen für die Beziehungen zwischen den Karten festlegen und dabei u.a. die Wichtigkeit einstellen. 
    1. Wir empfehlen, bei der Wichtigkeit lediglich Gewöhnlich auszuwählen. Diese Einstellung genügt in den meisten Fällen. Bei einer höheren Wichtigkeit kann es zu Problemen beim Generieren des Plans kommen.
    2. Bedenken Sie, dass mit jeder Bedingung (auch bspw. mit Einschränkungen der Verfügbarkeit) die Möglichkeiten für die Generierung des Stundenplans eingeschränkt werden.
    3. Widersprüchliche Bedingungen können dazu führen, dass der Stundenplan nicht erfolgreich bzw. vollständig generiert werden kann.

6. Teilungen & verbundene Klassen

6.1 Teilungen

Um Unterricht mit geteilten Klassen anlegen zu können, müssen diese Teilungen definiert werden.
  1. Im Parameter-Menü Klassen unter Teilungen sind bereits (mindestens) zwei Teilungen vorangelegt: Jungen/ Mädchen (diese Teilung wird häufig für Sport genutzt) und Gruppe 1/ Gruppe 2. 
  2. Wenn Sie innerhalb einer Klasse in verschiedenen Fächern Teilungen mit unterschiedlicher Schülerzuordnung haben, ist es wichtig, jeweils eine eigene Teilung anzulegen.
  3. Für geteilte Klassen mit unterschiedlichen Lehrkräften empfiehlt es sich, separate Unterrichtsstunden anzulegen, auch wenn diese zur selben Zeit stattfinden sollen.

    Bsp
    : Es wird ein Sportunterricht mit Frau Schmied für die Mädchen und ein weiterer Sportunterricht mit Herrn Geppert für die Jungen angelegt und unter 
    Zusammenhänge festgelegt, dass das Schulfach zur gleichen Zeit in den ausgewählten Klassen (oder Gruppen) stattfinden soll.
    1. Achten Sie darauf, dass – wenn beide Gruppen im selben Raum, bspw. der Sporthalle, Unterricht haben sollen - entweder nur bei einer der beiden Unterrichte ein Raum zugewiesen ist oder bei den Bedingungen des Raums mehrere Unterrichtsstunden gleichzeitig im selben Raum als möglich eingestellt sind oder der Raum als Gruppenraum definiert ist. Ansonsten können die beiden Unterrichte bei der Generierung des Stundenplans nicht für dieselbe Zeit gesetzt werden.

6.2 Verbundene Klassen

Auch das Zusammenlegen von Klassen bzw. Gruppen ist möglich.
  1. Die Option, Klassen (oder Gruppen) zu verbinden, finden Sie im Unterrichtsstunden-Menü unter verbundene Klassen.
    1. Es genügt hierbei, den Unterricht in einer der Klassen bzw. Gruppen anzulegen und die andere(n) bei der Option verbundene Klassen auszuwählen; er wird dann automatisch auch in diese verbundene(n) Klasse(n)/ Gruppe(n) kopiert.
    2. Auch hier müssen Sie darauf achten, dass es durch diese Einstellung nicht zu einer Doppelbelegung des Raums kommt oder diese als möglich eingestellt ist.

7. Stundenplan testen und generieren

In der oberen Menüleiste finden Sie die Option, den Stundenplan zu generieren oder zu testen.
  1. Mit einem Klick auf Testen wird berechnet, ob der Stundenplan mit allen Anforderungen generiert werden kann oder ob es Fehler gibt (bspw. widersprüchliche oder zu viele miteinander konkurrierende Bedingungen).
  2. War der Test erfolgreich, klicken Sie auf Generieren, andernfalls korrigieren Sie zuerst die Bedingungen, die den Fehler verursacht haben.
    1. Diese können Sie sich unter Kontrolle in oberen Menüleiste rechts anzeigen lassen.
  3. Wenn Sie direkt Generieren auswählen und der Stundenplan nicht erfolgreich (vollständig) generiert werden kann, werden die Karten, die nicht platziert werden konnten, unterhalb des Stundenplans angezeigt.
    1. Sie können auch dann noch Änderungen vornehmen und den Stundenplan neu generieren lassen oder die übrigen Karten manuell stecken.
    2. Auch beim manuellen Stecken der Karten weist EduPage Sie darauf hin, wenn die Steckung einen Konflikt verursacht.
    3. Speichern Sie den Stundenplan.

8. Verschiedene Ansichten & individuelle Stundepläne

  1. Auf der linken Seite des Stundenplans können Sie verschiedene Ansichten (KlassenRäumeLehrkräfte, …) auswählen.

    Die unterste Ansicht Unterrichtsmatrix zeig, wie viele Unterrichtsstunden pro Fach in jeder Klasse angelegt sind.
    1. In dieser Ansicht gibt es auf der rechten Seite den Button Lehraufträge. Falls diese Informationen nicht bereits in Agenda Online hinterlegt wurden, können Sie hier die wöchentlichen Sollstunden Ihrer Lehrkräfte hinterlegen.
    2. Bei Differenzen werden Ihnen diese dann angezeigt. Ebenso können in diesem Menü Lehrbefähigungen hinterlegt werden.
  2. Außerdem können Sie sich in der oberen Menüleiste über Seitenansicht verschiedene individuelle Stundenpläne, bspw. der einzelnen Klassen, Lehrkräfte, Räume usw. oder auch selbst definierte Ansichten anzeigen bzw. drucken lassen.

9. Stundenplan veröffentlichen

Um Ihren Stundenplan zu aktivieren, müssen Sie ihn veröffentlichen und dabei einstellen, von wann bis wann er gültig ist.

  1. Wählen Sie den Stundenplan aus und klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Veröffentlichen (Wolken-Symbol).
  2. Geben Sie den Gültigkeitszeitraum ein und folgen Sie den weiteren Anweisungen.
  3. Alle Personen, für die der Stundenplan relevant ist, werden automatisch benachrichtigt.
    1. Wenn Sie dies nicht möchten, entfernen Sie das entsprechende Häkchen im letzten Untermenü.
  4. Der veröffentlichte Stundenplan ist nun im angegebenen Gültigkeitszeitraum aktiv. D.h. er bildet für diesen Zeitraum die Grundlage für weitere Module wie bspw. Klassenbuch und Vertretung.
    1. Wenn Sie Ihren Stundenplan nach der Veröffentlichung bearbeiten und auf Speichern > Speichern > Nur Speichern klicken, werden die Änderungen in einer neuen, nicht veröffentlichten Version gespeichert. Ihr veröffentlichter Stundenplan und damit auch Klassenbücher und Vertretungsplan bleiben davon unberührt.
    2. Wenn Sie stattdessen auf Speichern > Speichern > Überschreiben gehen, werden die Änderungen in den veröffentlichten, aktiven Stundenplan übernommen. Dies sollten Sie jedoch nicht ohne Weiteres tun, da dies zu Problemen mit den anderen Modulen führen kann, denn: EduPage kann immer nur auf einen aktuell gültigen Stundenplan zugreifen.
Löschen Sie NIEMALS einen Stundenplan, der aktiv war oder ist! Stellen Sie ihn auch nicht auf Gespeicherte Datei oder eine andere Option um und überschreiben Sie ihn nicht.
Eine Anleitung, wie Sie trotzdem Änderungen an Ihrem Stundenplan vornehmen können, finden Sie hier: Stundenplan ändern

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