1.1 Grundlegende Einstellungen

1. Verfügbarkeiten aus dem Stundenplan übernehmen:
   
1. Wenn Sie im Stundenplan bereits die Verfügbarkeiten Ihrer Lehrkräfte hinterlegt haben, können Sie unter Stundenpläne beim gewünschten Plan Werkzeuge - Kopieren: Dienste und Pausen auswählen.
   
2. Nun haben Sie die Möglichkeit, für einzelne Lehrkräfte (durch Anklicken) oder auch für alle (über Alle auswählen) die Verfügbarkeit aus dem Stundenplan zu übernehmen, sodass diese im Vertretungsmodul berücksichtigt werden.
   
2. Einstellungen für Lehrkräfte vornehmen:
   Unter Lehrkräfte können Sie mit einem Klick auf das Symbol unter Bereitschaft (1) bei einer Lehrkraft verschiedene Einstellungen vornehmen.
1. Sie sehen die gehaltenen Stunden grau hinterlegt.
   
2. Mit ein-, zwei- bzw. dreimaligem Klick auf ein Feld können Sie Bereitschafts- oder Überstunden einstellen oder hinterlegen, dass die Lehrkraft zu dieser Zeit nicht vertreten kann.
   
3. Wenn Sie, wie im vorherigen Punkt beschrieben, die Verfügbarkeiten aus dem Stundenplan bereits übernommen haben, sind die Felder, in denen die Lehrkraft nicht verfügbar ist, bereits auf Er/Sie kann nicht vertreten gestellt.
   
4. Standardmäßig stehen alle Lehrkräfte für Vertretungen zur Verfügung, wie Sie an dem Symbol unter Vertretung (2) sehen können.
5. Wenn Sie eine Lehrkraft ganz von der Vertretung ausschließen möchten, klicken Sie auf dieses Symbol. Der blaue Haken innerhalb des Symbols verwandelt sich nun in ein rotes x.
   
6. Die Einstellung von Bereitschafts- und Überstunden dient lediglich der Übersicht beim Erstellen des Vertretungsplans.
   
7. Vertretungsstunden, die zu den entsprechend eingestellten Zeiten stattfinden, werden nicht automatisch in die entsprechenden Kategorien im Deputat der Lehrkraft übernommen.
8. An dieser Stelle ist es hilfreich, mit verschiedenen Vertretungstypen zu arbeiten.
   
3. Verbindungsmöglichkeiten von Schulfächern hinterlegen:
   Unter Schulfächer können Sie einstellen, welche Schulfächer im Vertretungsfall (nicht) miteinander verbunden werden dürfen.
1. EduPage verbindet in erster Linie Fächer von geteilten Klassen miteinander, also bspw. Religion mit Ethik oder den Sport der Mädchen mit dem der Jungen.
   
2. Standardmäßig sind alle Schulfächer auf kann verbunden sein gestellt.
   
3. Mit einem Klick auf das Symbol in dieser Spalte können sie dies ändern: Der blaue Haken innerhalb des Symbols verwandelt sich nun in ein rotes x.
   
4. Abwesenheitsgründe hinterlegen:
   Unter Abwesenheitsgründe (Lehrkraft) > Hinzufügen (in der Mitte der oberen Menüleiste) können Sie Abwesenheitsgründe hinterlegen.
1. Dies ist “technisch” gesehen nicht notwendig, ggf. aber für Ihre Statistik relevant.
   
5. Vertretungstypen anlegen:
   Unter Vertretungstypen sehen Sie mehrere standardmäßig hinterlegte Vertretungstypen.
1. Diese können Sie nach Bedarf über die Bearbeitungsschaltflächen in der Mitte der oberen Menüleiste editieren, neue Vertretungstypen hinzufügen oder Vertretungstypen löschen.
   
2. Auch die Vertretungstypen müssen nicht zwangsläufig hinterlegt sein, sind aber ggf. für Ihre Statistik bzw. die Berechnung der Arbeitszeiten Ihrer Lehrkräfte relevant (sodass bspw. eine Vertretung im Stundensaldo berücksichtigt wird, während dies bei einem Raumtausch nicht der Fall ist etc.).
   
6. Lehrbefähigungen hinterlegen:
   Falls Sie die Lehrbefähigungen Ihrer Lehrkräfte nicht bereits in Agenda Online oder im Stundenplan hinterlegt haben, können Sie dies unter Lehrbefähigung  > Hinzufügen nachholen.
7. Gewichtung der Vertretungs-Kriterien anpassen:
   Unter Kriterien können Sie die Gewichtung der Kriterien anpassen, nach denen EduPage die Vertretungsvorschläge auswählt.
1. Dabei gilt: rechts= hohe Priorität, links= niedrige Priorität (2).
   
2. Eine Beschreibung der einzelnen Kriterien finden Sie im selben Fenster unter Kriterienbeschreibung (2).
   
8. Informationen für Schüler und Lehrkräfte einstellen:
   Unter Webseite / Mobile App können Sie separat einstellen, welche Vertretungs-Informationen Ihre Schüler und Ihre Lehrkräfte einsehen können.
1. Sie können hier auch festlegen, wie diese Informationen formatiert bzw. strukturiert sein sollen.
   
9. Tag im Stundenplan ändern:
   Wenn Sie den Stundenplan eines ganzen Tages durch den eines anderen Tages ersetzen möchten (bspw. den Freitag einer A- mit dem einer B-Woche), können Sie dies über die Option Tag im Stundenplan einstellen.

1.2 Interessengruppen im Vertretungsplan anzeigen

1. Navigieren Sie zu Agenda Online > Interessengruppen.
   
2. Öffnen (oder erstellen) Sie die gewünschte Interessengruppe.
   
3. Die Einstellung befindet sich unter Zeitpunkt der Stunde.
   
1. Wenn bereits ein Zeitpunkt festgelegt ist, klicken Sie auf das Stift-Symbol rechts daneben.
   
2. Wenn noch kein Zeitpunkt festgelegt ist (oder ein weiterer hinzugefügt werden soll), klicken Sie auf + DEM STUNDENPLAN HINZUFÜGEN.
   
3. Falls es mehrere Zeitpunkte gibt, muss die Einstellung jeweils separat vorgenommen werden.
   
   
4. Setzen Sie einen Haken bei Vertretung und speichern Sie mit OK.
   
   
5. Klicken Sie im Fenster der Interessengruppe auf Speichern.

1. Öffnen Sie das Modul Vertretung.
   
2. Geben Sie über das Plus-Symbol oder über Abwesende in der oberen Menüleiste die abwesende Lehrkraft, (Teil-) Klasse oder einen nicht zur Verfügung stehenden Raum an.
   
1. Über das Pull-Down-Menü mehr können Sie direkt zu einem dieser Parameter springen.
   
   
3. Wenn gewünscht, wählen Sie einen Abwesenheitsgrund aus. 
4. Geben Sie den Zeitraum der Abwesenheit an.
5. Speichern Sie die Abwesenheit mit OK. 
   
1. Sie können die Angaben nachträglich ändern, indem Sie die abwesende Lehrkraft anklicken, die Ihnen auf der linken Bildschirmseite angezeigt wird, und Editieren auswählen.
   
2. Mit Klick auf die Lehrkraft können Sie außerdem den Stundenplan der Lehrkraft einsehen, eine Auflistung ihrer Unterrichtsstunden anzeigen lassen oder die Abwesenheit löschen.
   
6. Nun werden Ihnen in der Mitte des Bildschirms die zu vertretenden Stunden angezeigt.
   
1. Wenn Sie eine Stunde auswählen, sehen Sie rechts Vertretungsvorschläge, die anhand der hinterlegten Kriterien ermittelt wurden.
   
   
7. Die Vertretungsvorschläge müssen bestätigt werden, damit sie in den Vertretungsplan übernommen werden.
   
1. Solange es noch nicht bestätigte Vertretungsstunden gibt, sehen Sie in der oberen Menüleiste die Schaltfläche Nächste Vertretung mit einer Zahl, die angibt, wie viele Vertretungsstunden noch bestätigt werden müssen. 
   
2. Wenn Sie alle Vertretungsvorschläge gleichzeitig bestätigen möchten, klicken Sie einfach auf Werkzeuge - Generieren. Sie können die Vertretungsstunden auch nach dem Generieren mit einem Doppelklick auf die betreffende Stunde noch bearbeiten.
   
3. Alternativ können Sie die Stunden auch einzeln bestätigen und ggf. bearbeiten, indem Sie sie mit einem Doppelklick öffnen oder indem Sie mit Doppelklick auf den Namen einer als Vertretung vorgeschlagenen Lehrkraft klicken (in dem Fall ist diese bereits als vertretende Lehrkraft ausgewählt).
   
8. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie folgende Einstellungen vornehmen können:
   
1. Oben im Fenster sehen Sie die von der Vertretung betroffenen Parameter Schulfach, Klasse, Lehrkraft und Raum. Das Schulfach sowie den Raum können Sie verändern, falls gewünscht.
   
2. Neben der abwesenden Lehrkraft ist ein Feld, in dem Sie die vertretende Lehrkraft auswählen bzw. ändern können (1). Mit einem Klick auf dieses Feld öffnet sich eine Liste mit allen Lehrkräften.
   
1. Verfügbare Lehrkräfte sind nicht farbig markiert.
   
2. Lehrkräfte, die zur angegebenen Zeit Unterricht haben, sind rot hinterlegt.
   
3. Lehrkräfte, die nicht für die Vertretung zur Verfügung stehen, werden ganz unten ausgegraut und durchgestrichen angezeigt.
   
3. Wenn Sie die Stunde nicht vertreten, sondern ausfallen lassen möchten, setzen Sie einen Haken bei Entfällt (2).
   
4. Auch der Vertretungstyp kann, falls gewünscht, verändert werden.
   
5. In der unteren Hälfte wird der Stundenplan der Klasse, der Lehrkraft und der Belegungsplan des Raums angezeigt.
   
   
9. Wenn alle Einstellungen getroffen sind, bestätigen Sie die Vertretung mit OK. Die Stunde ist nun mit einem grünen Haken versehen und in den Vertretungsplan aufgenommen.
   
10. Mit einem Klick auf Veröffentlichen wird der Vertretungsplan veröffentlicht.
    
1. Alle betroffenen Personen werden per Push-Nachricht informiert und können die Änderungen einsehen (es sei denn, Sie haben diese Einstellung deaktiviert).
   
11. Im Reiter Hauptmenü können Sie unter Mitteilungen nachverfolgen, welche Personen wann per Push-Nachricht über einen neuen Vertretungsplan informiert wurden.

1. Ändern:
   Mit Klick auf Ändern gelangen Sie in das Bearbeitungsmenü der Vertretungsstunde, s. Abschnitt 2.
2. Ausfall:
   Hier können Sie direkt einstellen, dass die betreffende Stunde ausfallen und nicht vertreten werden soll.
3. Aufsplitten:
   Mit dieser Option können Sie statt einer Vertretungsstunde zwei Vertretungsstunden planen, falls die Klasse aufgeteilt und separat vertreten werden soll.
1. In diesem Fall können Sie auf bestehende Teilungen aus dem Stundenplan zurückgreifen.
   
2. Die Option Aufsplitten ist nur bei Einzelstunden verfügbar. Mehrfachstunden können Sie mit Klick auf das Plus-Symbol links in Einzelstunden umwandeln und umgekehrt.
   
4. Verschieben:
   Unter dieser Option sehen Sie eine Matrix, in der farbig markiert ist, wohin die betroffene Stunde verschoben bzw. mit welcher Stunde sie ausgetauscht oder von welcher sie ersetzt werden kann.
1. Eine Farb-Legende finden Sie unterhalb der Matrix.
   

1. Eine Lehrkraft steht nicht für die Vertretung zur Verfügung. Woran kann das liegen?
   
1. Die Verfügbarkeit der Lehrkraft ist eingeschränkt und im betreffenden Zeitraum ist “Kann nicht vertreten” hinterlegt.
   
2. Die Lehrkraft ist in Agenda Online als nicht-pädagogische Fachkraft oder Benutzer mit begrenztem Zugang angelegt.
   
3. Die Lehrkraft ist im Vertretungsmodul als abwesend eingetragen.
   
4. Die Lehrkraft ist in einem Termin verplant.