EP Support | Protokolle

Protokolle

Im Modul Protokolle können Protokolle einfach und schnell erstellt, verteilt und archiviert werden und sind anschließend zentral und im gleichen Format gespeichert. Es kann dabei zwischen den folgenden Veranstaltungsarten gewählt werden, für die bereits passende Voreinstellungen getroffen sind:

  1. Elternabend
  2. Elternbeirat
  3. Konferenz
  4. Lehrkräfte
  5. Schulleitung
  6. Teamsitzung
  7. Treffen mit dem gesetzlichen Vormund
  8. Verwaltungsrat
  9. Zeugniskonferenz
  10. Andere Sitzung (alle Einstellungen sind frei wählbar)
Ein Protokoll kann von Ihnen als Lehrkraft oder Administrator angelegt und von einem gewählten Protokollanten (einer Lehrkraft oder einem gesetzlichen Vertreter) verfasst und veröffentlicht werden.

1. Protokoll anlegen (Lehrkraft/ Administrator)

  1. Navigieren Sie zu Kommunikation > Protokolle.
  2. Klicken Sie auf den roten Plus-Button rechts unten.
  3. Wählen Sie die Art der Veranstaltung aus. Die weiteren Auswahlmöglichkeiten differieren je nach Veranstaltungsart.

    1. Bei einer Lehrkräfte-Veranstaltung können bspw. die Teilnehmenden, der Protokollant sowie die Personen, die das Protokoll nach Veröffentlichung einsehen können, aus der Gruppe der Lehrkräfte ausgewählt werden.
    2. Bei einem Elternabend wird die Klasse (oder mehrere) ausgewählt und der Protokollant aus der Gruppe der jeweiligen gesetzlichen Vertreter gewählt. Nach der Veröffentlichung ist es dieser Gruppe (z.B. den Eltern der 8a) zugänglich.

    3. Wenn mehrere Protokollanten gewählt werden, haben diese gemeinsam Zugriff auf den Entwurf.
  4. Wenn die Angaben vollständig sind, klicken Sie auf Neues Protokoll erstellen.
    1. Der Protokollant erhält eine automatische Mitteilung und kann das Protokoll verfassen. 
    2. Sie können den Entwurf jederzeit einsehen und haben nach Veröffentlichung ebenfalls Zugriff auf das Protokoll.
    3. Wenn Sie die Einstellungen nachträglich ändern möchten, öffnen Sie den angelegten Entwurf und klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol.
  5. Wenn gewünscht, kann ein Sitzungsprotokoll gedruckt werden.
    1. Öffnen Sie dazu das Protokoll und klicken Sie auf das Drucker-Symbol.
  6. Ein von einem Protokollanten gespeicherter Entwurf kann vom Protokollanten selbst oder von Ihnen als Administrator veröffentlicht werden.

2. Protokoll verfassen & veröffentlichen (Protokollant)

Als gewählter Protokollant erhalten Sie eine automatische Mitteilung, über die Sie auf den angelegten Entwurf zugreifen können. Alternativ gelangen Sie über das Ausklappmenü (die Schaltfläche mit drei waagerechten Strichen links oben) > Protokolle zu dem Modul.

  1. Öffnen Sie die Nachricht und anschließend den Entwurf, indem Sie ihn anklicken.

  2. Die Überschrift ist bereits angelegt, kann aber verändert werden.
  3. Klicken Sie auf (nächsten Punkt hinzufügen) und geben Sie Text ein.
    1. Wenn der Text für diesen Punkt vollständig ist, klicken Sie auf Speichern und schließen (im Browser) bzw. Schließen > Speichern (in der App), um weitere Punkte anzulegen oder das Protokoll anderweitig weiter zu bearbeiten.
    2. Mit Änderungen speichern können Sie den aktuellen Stand speichern, ohne den Punkt zu schließen.
    3. mit Schließen > Änderungen verwerfen können Sie den Punkt schließen, ohne ihn zu speichern.
    4. Über die unteren Schaltflächen haben Sie zudem die Möglichkeit, den Text automatisch korrigieren zu lassen, den Punk zu entfernen oder zwischen bereits angelegten Punkten zu wechseln.

  4. Optional können Sie Dateien oder - falls nicht im Protokoll dokumentiert - eine Anwesenheitsliste (als Foto bzw. Scan) hinzufügen.
  5. Fügen Sie ggf. ein Schlusswort hinzu.
  6. Wenn das Protokoll vollständig ist, klicken Sie auf Veröffentlichen und bestätigen Sie mit OK.
  7. Falls Sie im Nachgang etwas verändern möchten, können Sie das Protokoll zurückziehen.
    1. Öffnen Sie dazu das Protokoll, klicken Sie auf Zurückziehen und bestätigen Sie mit OK.

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