Import der Daten aus TSN
In diesem Artikel werden Informationen bereitgestellt, die sich speziell auf den Import aus dem Schulverwaltungsprogramm TSN sowie die Vorbereitung darauf beziehen. Alle generellen Informationen zum Import aus einem Schulverwaltungsprogramm, die nicht speziell für TSN gelten, finden Sie hier: Datenimport aus Schulverwaltungsprogramm.
Beachten Sie, dass der Schuljahreswechsel im TSN am 15.08. stattfindet, während EduPage am 01.08. auf das neue Schuljahr wechselt.
- Achten Sie jeweils darauf, im richtigen Schuljahr zu arbeiten.
- Wechseln Sie ggf. manuell in das relevante Schuljahr (in Agenda Online mit Rechtsklick auf ascAgenda).
Hintergrund
In EduPage wird der Übergang ins neue Schuljahr üblicherweise mit einer Übertragung der Daten des alten Schuljahrs inkl. einer Hochstufung der Klassen vollzogen. Wenn Sie die Daten für das neue Schuljahr aus TSN importieren, fällt dieser Schritt jedoch weg.
Stattdessen werden die importierten Daten über eine sog. "SIS-ID" (SIS#) mit den entsprechenden bestehenden Datensätzen in EduPage verknüpft.
- Die SIS-ID ist die einzigartige Kennung für solche Datensätze.
- Ist die SIS-ID für Schüler, Lehrkräfte und gesetzliche Vertreter noch nicht in EduPage hinterlegt, muss diese vor dem Import in den Datensätzen des alten Schuljahrs nachgepflegt werden.
Schulen, die in diesem Jahr den Schuljahreswechsel noch mit der EduPage-Funktion durchfü, müssen für die Nutzung des SSO-Portals Tirol dennoch die Datensätze von Schülern, Eltern und Lehrkräften mit SIS-ID, BPK und Kennzahl anreichern, s. Abschnitt 2.
1. SIS-IDs überprüfen
Wenn Sie nicht sicher wissen, ob die Datensätze in Ihrer EduPage
bereits SIS-IDs enthalten, können Sie dies folgendermaßen überprüfen:
- Navigieren Sie zu Agenda Online > Datei > Import > Aus dem Schulverwaltungsprogramm importieren.
- Wählen Sie TSN als Schulverwaltungsprogramm aus.
- Klicken Sie auf Bestätigen und bestätigen Sie nochmals mit OK.
- Schließen Sie das Importfenster.
- Gehen Sie in Agenda Online auf Schüler.
- Öffnen Sie in der oberen Menüleiste den Reiter Ansicht.
- Gehen Sie auf Spalten und wählen Sie in dem sich nun öffnenden Fenster den Reiter Anderes aus.
- Setzen Sie einen Haken bei SIS# und bestätigen Sie.
- Sie können diese Ansicht speichern, indem Sie in der oberen Menüleiste auf Speichern klicken. So wird Ihnen die Spalte zukünftig automatisch angezeigt.
2. SIS-IDs (& BPKs) nachpflegen
Um die SIS-IDs in den bestehenden Datensätzen in EduPage
nachzupflegen, werden diese aus TSN ins alte Schuljahr importiert.
Optional können in diesem Schritt auch bereits BPK und Kennzahl
importiert werden.
- Navigieren Sie in EduPage zu Agenda Online > Datei > Import >aus dem Schulverwaltungsprogramm importieren.
- Wählen Sie TSN als Schulverwaltungsprogramm aus.
- Wählen Sie bei Schuljahr das alte Schuljahr aus.
- Wenn lediglich im neuen Schuljahr für die SSO-Funktion die Datensätze mit SIS-ID, BPK und ggf. Kennzahl angereichert werden sollen (s.o.), wählen Sie hier das neue Schuljahr aus.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Klicken Sie im nächsten Schritt (Überprüfen) ebenfalls auf Weiter.
- Im letzten Schritt (Bestätigen)
werden Ihnen die Daten der verschiedenen Parameter zum Import
angeboten. Um nur die SIS-IDs (und optional BPK oder/und Kennzahl) zu
importieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Unter Lehrkräfte werden Ihnen mit einem blauen Pfeil Änderungen vorgeschlagen. Klicken Sie in dieser Zeile rechts auf Optionen > SIS#.
- Wählen Sie Für alle übernehmen und bestätigen Sie mit OK.
- Optional können auf die gleiche Weise auch bereits BPK oder/ und Kennzahl importiert werden.
- Wiederholen Sie diesen Vorgang für Schüler und Gesetzliche Vertreter.
- Schließen Sie das Import-Fenster.
- Überprüfen Sie, ob die SIS-ID für alle Schüler, gesetzlichen Vertreter sowie Lehrkräfte übernommen wurde.
- Sollten einzelne SIS-IDs augrund von schwerwiegenden Differenzen zwischen den Import- und EduPage-Daten nicht übernommen worden sein, pflegen Sie diese händisch nach.
3. Import
Beim
Import in EduPage werden die zu importierenden Daten mit den bestehenden
Daten in EduPage - falls bereits vorhanden - verglichen und nach
Möglichkeit zusammengeführt. Bei Differenzen ist eine manuelle
Überprüfung und ggf. Anpassung notwendig, um den Import vollständig
durchführen zu können. Genauere Informationen zu diesem Vorgehen finden
Sie hier: Datenimport aus Schulverwaltungsprogramm.
Navigieren Sie in EduPage zu Agenda Online > Datei > Import.
Klicken Sie auf aus dem Schulverwaltungsprogramm importieren. Nun öffnet sich das User Interface für den Import, das Sie durch die folgenden Schritte führt:
Hochladen:
Als Schulverwaltungsprogramm wählen Sie TSN - Tiroler Schulnetzwerk aus.
Wählen Sie bei Schuljahr das neue Schuljahr aus.
Klicken Sie auf Weiter.
Überprüfen:
Nun werden Ihnen die verschiedenen Parameter jeweils mit der Anzahl der zu importierenden Einträge angezeigt. Falls es Datensätze gibt, die nicht anderweitig verwendet werden (bspw. Fächer, für die keine Schulstunden vorhanden sind), werden diese mit einem Glühbirnen-Symbol angezeigt. Sie können diese Datensätze löschen, indem Sie auf automatisch korrigieren klicken. Andernfalls werden sie mit importiert.
Klicken Sie auf Weiter.
- Bestätigen:Dieser Schritt unterscheidet sich je nachdem, ob Sie erstmalig Daten in Ihre EduPage importieren, oder ob es schon Daten gibt.
- Beim erstmaligen Import können Sie alle Parameter auf einmal importieren.
- Wenn Sie bereits Daten in Ihrer EduPage haben, empfehlen wir, die Parameter jeweils nacheinander zu importieren. D.h. Sie setzen zuerst nur einen Haken bei den Schulfächern, führen den Import durch, indem Sie auf Bestätigen klicken (das Interface bleibt geöffnet), importieren dann die Lehrkräfte usw., bis die Daten aller Parameter importiert sind.
- Durch
verschiedene Symbole wird angezeigt, ob die Daten des jeweiligen
Parameters importiert werden können oder ob es Differenzen zwischen den
Daten in EduPage und den zu importierenden Daten gibt. Eine Übersicht
über die verschiedenen Symbole und deren Bedeutung finden Sie hier: Datenimport aus Schulverwaltungsprogramm.
- Generell werden bei Schülern bei vorhandener SIS-ID alle Daten beim Import automatisch mit den Daten aus dem Schulverwaltungsprogramm überschrieben. Hier werden also keine Änderungen angezeigt.
- Bei den anderen Parametern werden Änderungen angezeigt und können wahlweise sämtlich oder spalten- oder/und datensatzweise übernommen werden.
- Schließen Sie das Import-Interface.
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