EP | Änderungen erfassen

Datenpflege: Änderungen erfassen

Dieser Beitrag beschreibt, wie Sie als Administrator Änderungen an diversen Stammdaten, Klassen- oder Schulwechsel  sowie Änderungen von Schul- oder Anstellungszeiten korrekt erfassen, um eine saubere und lückenlose Datenpflege zu gewährleisten.

1. Änderung von Stammdaten bei Schülern/ gesetzlichen Vertretern/ Lehrkräften

Bei Stammdaten-Änderungen ist das Vorgehen davon abhängig, welche Art von Stammdaten betroffen ist. Daten wie (E-Mail-) Adresse, Telefonnummer etc. können i.d.R. einfach geändert werden. Bei einer Namensänderung hingegen ist es meist wichtig, dass der Name nicht rückwirkend überschrieben wird, sondern die Änderung erst ab einem bestimmten Datum in Kraft tritt.

1.1 Änderung von Telefonnummer, Adresse, E-Mail-Adresse etc.

Um Stammdaten wie  (E-Mai-) Adresse oder Telefonnummer zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:
  1. Öffnen Sie den Datensatz der Person in Agenda Online per Doppelklick in die entsprechende Zeile.
  2. Wählen Sie den entsprechenden Reiter, z.B. Kontaktdaten.
  3. Klicken Sie in das gewünschte Feld, z.B. das der E-Mail-Adresse.
  4. Nehmen Sie die Änderung vor.
  5. Speichern Sie  die Änderung mit OK.

1.2 Namensänderung (oder/ und Änderung der Abkürzung)

Technisch gesehen kann ein Name (oder/ und eine Abkürzung) genauso überschrieben werden wie die in Abschnitt 1.1 genannten Daten. Für eine korrekte Datenpflege ist es jedoch wichtig, die Namensänderung so einzustellen, dass sie ab einem genauen Zeitpunkt greift. Dazu gehen Sie vor wie folgt:
  1. Öffnen Sie den Datensatz der Person in Agenda Online per Doppelklick in die entsprechende Zeile.
  2. Klicken Sie oben im grauen Bereich auf das kleine Kreis-Symbol, das neben dem Namensfeld auftaucht, sobald Sie den Mauszeiger über das Feld bewegen.

  3. Um eine Änderung ab einem bestimmten Datum hinzuzufügen, klicken Sie auf den grünen +-Button.

  4. Nun wird links der alte und rechts der neue Zustand angezeigt.
    1. Geben Sie beim neuen Zustand das Startdatum an (das Enddatum des alten Zustands passt sich automatisch an).
    2. Geben Sie außerdem beim neuen Zustand den neuen Namen ein.

  5. Speichern Sie die Änderung mit OK.
    1. Nun wird in der Spalte Anderes das Symbol angezeigt, das eine Änderung signalisiert.

1.3 Benutzernamen anpassen

Bei einer Namensänderung oder einer Änderung der E-Mail-Adresse ist häufig auch eine Änderung des Benutzernamens gewünscht (da dieser sich bei Schülern i.d.R. aus einer Kombination von Vor- und Nachnamen zusammensetzt und bei anderen Nutzern der E-Mail-Adresse entspricht).
  1. Klicken Sie in die Zeile der betreffenden Person, um diese zu markieren, und anschließend in der oberen Menüleiste auf Konto (alternativ können Sie die Konto-Einstellungen der Person in ihrem Datensatz aufrufen).
  2. Wenn Sie die E-Mail-Adresse geändert haben wie in Abschnitt 1.1 beschrieben, wird Ihnen automatisch vorgeschlagen, die neue E-Mail-Adresse auch als Benutzernamen zu verwenden. Klicken Sie auf Als Benutzername diese E-Mail einstellen: [...] (1) und bestätigen Sie mit OK.
  3. Anschließend muss die Person ein neues Passwort erstellen. Klicken Sie auf Passwort senden (2) > OK, um einen Link zur Passwortänderung zu senden.

  4. Mit der neuen E-Mail-Adresse als Benutzernamen und dem geänderten Passwort kann die Person nun wieder auf ihr Konto zugreifen.

1.4 Namen (oder/ und Abkürzung) einer Lehrkraft im Stundenplan anpassen

Wenn sich der Name einer Lehrkraft ändert, ist es "technisch gesehen" nicht notwendig, diesen auch im Stundenplan anzupassen, da die Daten bereits korrekt verknüpft sind. Allerdings wird in diversen Stundenplan-Ansichten nach wie vor der alte Name angezeigt. Wenn Sie dies ändern möchten, können Sie den Namen im Stundenplan folgendermaßen anpassen:
  1. Öffnen Sie den Stundenplan.
  2. Speichern Sie ihn unter einem neuen Namen ab (Speichern > Speichern unter > unter neuem Namen abspeichern).
    1. Somit nehmen Sie nachfolgend die Änderung in einer Kopie des Stundenplans vor, die anschließend den alten Plan ablösen wird.
  3. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Lehrkräfte.
  4. Markieren Sie die betroffene Lehrkraft, indem Sie in die entsprechende Zeile klicken, und wählen Sie Editieren.

  5. Nehmen Sie die Änderung(en) vor und speichern Sie mit OK.
    1. Achten Sie darauf, den Namen (oder/ und die Abkürzung) der Lehrkraft exakt so anzugeben, wie diese in Agenda Online gespeichert ist.

  6. Schließen Sie das Lehrkräfte-Fenster.
  7. Speichern Sie den Stundenplan (Speichern > Speichern > OK) und schließen Sie ihn.
  8. Klicken Sie auf den "alten" Stundenplan, um ihn zu markieren, und anschließend auf Eigenschaften.
  9. Ändern Sie das Ende des Gültigkeitszeitraums so ab, dass dieser direkt vor dem Beginn des neuen Plans endet.
  10. Veröffentlichen Sie den neuen Plan und geben Sie bei Zeitraum den Gültigkeitszeitraum des neuen Plans so an, dass er den alten Plan "ablöst"
    1. Die Gültigkeitszeiträume der beiden Pläne sollen aneinander angrenzen, dürfen sich aber nicht überschneiden oder entsprechen! S. dazu auch Stundenplan ändern.

2. Klassenwechsel eines Schülers

Wenn ein Schüler im laufenden Schuljahr die Klasse wechselt, ist es besonders wichtig, dass Sie die Änderung erst ab einem bestimmten Zeitpunkt einstellen. Genau wie bei Namensänderungen kann technisch gesehen zwar auch die Klasse des Schülers einfach überschrieben werden. Dies sollten Sie jedoch im laufenden Schuljahr nie tun, da es aufgrund von bestehenden Verknüpfungen (Klassenbuch, Abwesenheiten, Lerngruppen, ...) zu Konflikten führen kann. 

2.1 Dauerhaft

Um einen Schüler ab einem bestimmten Datum dauerhaft einer anderen Klasse zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:
  1. Öffnen Sie den Datensatz der Person in Agenda Online per Doppelklick in die entsprechende Zeile.
  2. Klicken Sie oben im grauen Bereich auf die Raute, die neben dem Klassenfeld auftaucht, sobald Sie den Mauszeiger über das Feld bewegen.

  3. Um eine Änderung im aktuellen Schuljahr ab einem bestimmten Datum hinzuzufügen, klicken Sie auf den grünen +-Button.

  4. Nun wird links der alte und rechts der neue Zustand angezeigt.
  5. Geben Sie beim neuen Zustand das Startdatum an (das Enddatum des alten Zustands passt sich automatisch an).
  6. Wählen Sie außerdem beim neuen Zustand die neue Klasse aus.

  7. Speichern Sie die Änderung mit OK.
  8. Nun wird vor dem Klassenfeld sowie in der Spalte Anderes das Symbol angezeigt, das eine Änderung signalisiert.
  9. Der Schüler wird automatisch in die richtigen Lerngruppen eingeteilt, insofern diese die ganze (neue) Klasse umfassen.
    1. Bei Lerngruppen mit geteilter Klasse muss die Zuordnung ggf. manuell angepasst werden, s. Lerngruppen anlegen.
    2. Eine Übersicht über die Lerngruppen (und Interessengruppen) des Schülers finden Sie im Datensatz des Schülers unter Schulzeit (ganz unten).
  10. Nun wird in der Spalte Anderes das Symbol angezeigt, das eine Änderung signalisiert.

2.2 Temporär

Um einen Schüler zeitweise einer anderen Klasse zuzuweisen, gibt es zwei Möglichkeiten:
  1. Sie nehmen zwei Klassenwechsel über Agenda Online vor. Dies ist dann sinnvoll, wenn der Schüler über einen längeren Zeitraum einer anderen Klasse zugewiesen wird oder wenn unklar ist, ob er  überhaupt wieder in die ursprüngliche Klasse zurück wechselt.
    1. Stellen Sie dazu einen Klassenwechsel ab einem bestimmten Datum ein, wie in Abschnitt 2.1 beschrieben.
    2. Anschließend fügen Sie im selben Fenster einen weiteren Klassenwechsel hinzu, geben das voraussichtliche Datum und die ursprüngliche Klasse ein.

    3. Speichern Sie die Änderung mit OK.
    4. Nehmen Sie ggf. in Lerngruppen mit geteilter Klasse die Zuordnung vor, s. Abschnitt 4.
  2. Sie nehmen eine temporäre Zuweisung über das Vertretungsmodul vor. S. dazu Vertretungsplan Abschnitt 3., Schritt 5 (2. Absatz).

3. Austritt eines Schülers/ einer Lehrkraft während des Schuljahrs

Wenn ein Schüler oder eine Lehrkraft im laufenden Schuljahr die Schule verlässt,  gehen Sie folgendermaßen vor:
  1. Tragen Sie in Agenda Online im Datensatz des Schülers das entsprechende Datum bei Schulzeit > Ende der Schulzeit ein, bei einer Lehrkraft entsprechend bei Grundlagen > Eingestellt bis.

    1. Der Schüler/ die Lehrkraft wird ab dem eingegebenen Datum in Agenda Online ausgegraut und durchgestrichen angezeigt und erscheint nicht mehr bei der Abwesenheitserfassung im Klassenbuch (Schüler) bzw. bei den verfügbaren Lehrkräften im Klassenbuch oder Vertretungsplan (Lehrkraft).
  2. Löschen Sie das Konto des Schülers/ der Lehrkraft.
    1. Um sicherzugehen, dass das Konto nicht wieder erstellt werden kann, empfehlen wir, die Kontenerstellung generell zu unterbinden (Einstellungen > Sicherheit > Aktivieren / Deaktiviere der Erstellung neuer Konten, s. Konten anlegen & Zugangsdaten bereitstellen).
  3. Löschen Sie die Konten der gesetzlichen Vertreter des Schülers.
    1. Die Datensätze des Schülers und der gesetzlichen Vertreter bleiben für das aktuelle Schuljahr im System.
      1. Der Schüler taucht im darauffolgenden Schuljahr in Agenda Online nicht mehr auf.
      2. Die Datensätze der gesetzlichen Vertreter können im darauffolgenden Schuljahr gelöscht werden.
      3. Wenn Sie in das andere Schuljahr zurück wechseln, können Sie nach wie vor auf die Datensätze zurückgreifen.
Eine ausführlichere Anleitung zu diesem Thema finden Sie hier: Abschluss des alten Schuljahrs Abschnitt 1. & 2.

4. Aufnahme eines Schülers/ Eintritt einer Lehrkraft während des Schuljahrs

Um einen neuen Schüler oder eine Lehrkraft, der/ die im laufenden Schuljahr einsteigt, korrekt anzulegen, sodass keine rückwirkenden Verknüpfungen in diversen Modulen entstehen, gehen Sie folgendermaßen vor:
  1. Legen Sie den Datensatz für den neuen Schüler/ die neue Lehrkraft in Agenda Online an oder importieren Sie die Daten wie gewohnt.
  2. Öffnen Sie den Datensatz des Schülers/ der Lehrkraft.
  3. Setzen Sie bei einem Schüler das entsprechende Datum bei Schulzeit > Beginn der Schulzeit bzw. bei einer Lehrkraft entsprechend bei Grundlagen > eingestellt von.

  4. Speichern Sie die Angabe mit OK.
  5. Verfahren Sie mit der Erstellung des Kontos etc. weiter wie gewohnt.

5. Unterbrechung der Schulzeit eines Schülers

Wenn ein Schüler für einen längeren Zeitraum nicht am Unterricht teilnimmt, können Sie eine Unterbrechung der Schulzeit einstellen.
  1.  Öffnen Sie den Datensatz des Schülers in Agenda Online.
  2. Klicken Sie bei Schulzeit > Unterbrechung der Schulzeit auf Hinzufügen.
  3. Geben Sie Anfangs- und Enddatum und ggf. den Grund der Unterbrechung ein.
  4. Optional kann eingestellt werden, dass die Unterbrechung im Notenbuch angezeigt wird oder/ und in die Anzahl der Schüler einbezogen wird.
    1. Auf diese Weise kann der Schüler bspw. für den angegebenen Zeitraum von der Abwesenheitserfassung im Klassenbuch entfernt werden.


6. Dienstunterbrechung einer Lehrkraft

Bei einer längeren Unterbrechung der Dienstzeit einer Lehrkraft (z.B. Karenzzeit) empfehlen wir folgendes Vorgehen:
  1. Tragen Sie in Agenda Online im Datensatz der Lehrkraft das entsprechende Datum bei Grundlagen > Eingestellt bis ein und speichern Sie die Einstellung.
  2. Wenn die Lehrkraft während der Unterbrechung keinen Zugriff auf die EduPage haben soll, löschen Sie ihr Konto.
    1. Löschen Sie jedoch nicht den Datensatz, damit das Konto später wieder erstellt werden kann!
  3. Beim Wiedereintritt der Lehrkraft löschen Sie das Datum bei Eingestellt bis und speichern die Einstellung.
  4. Falls das Konto der Lehrkraft gelöscht wurde, erstellen Sie ein neues Konto und versenden Sie die Zugangsdaten.
    1. Ab diesem Zeitpunkt hat die Lehrkraft wieder Zugriff auf die EduPage imkl. der "alten" Daten.

7. Wechsel der Schulleitung erfassen


  1. Navigieren Sie zu Agenda Online > Codelisten > Schulen > Optionen > Administration > Schule - Änderungen während des Schuljahres.
  2. Klicken Sie auf Feld hinzufügen > Schulleitung.
  3. Klicken Sie auf den grünen +-Button, um eine Änderung hinzuzufügen.
  4. Nun wird links der alte und rechts der neue Zustand angezeigt.
  5. Geben Sie beim neuen Zustand das Startdatum an (das Enddatum des alten Zustands passt sich automatisch an).
  6. Wählen Sie außerdem beim neuen Zustand die neue Schulleitung aus.
  7. Speichern Sie die Änderung mit OK.


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