Datenimport aus Schulverwaltungsprogramm
EduPage verfügt über Import-Schnittstellen für verschiedene Schulverwaltungsprogramme.
- Beim erstmaligen Befüllen Ihrer EduPage durch einen Import der Daten aus dem Schulverwaltungsprogramm kommt es i.d.R. nicht zu Fehlermeldungen.
- Wenn Sie jedoch schon Daten in Ihrer EduPage haben und beim Schuljahreswechsel die Daten für das neue Schuljahr aus dem Schulverwaltungsprogramm importieren, müssen diese mit den bereits bestehenden Datensätzen zusammengeführt werden. Dazu ist es notwendig, dass die Datensätze in EduPage mit denen des Schulverwaltungsprogramms übereinstimmen.
- Aufgrund von Änderungen während des Schuljahrs ist dies jedoch nicht immer der Fall und so kann es beim Import zu diversen Fehlermeldungen kommen. In manchen Fällen können Daten überschrieben werden, in anderen sind Anpassungen notwendig, um den Import erfolgreich durchführen zu können.
1. Import
Navigieren Sie in EduPage zu Agenda Online > Datei > Import.
Klicken Sie auf aus dem Schulverwaltungsprogramm importieren. Nun öffnet sich das User Interface für den Import, das Sie durch die folgenden Schritte führt:
Hochladen:
Bei SIS type wählen Sie die passende Schnittstelle aus.
Wählen Sie bei Schuljahr, wenn der Import für das neue Schuljahr gemacht werden soll, das neue Schuljahr aus.
Ziehen Sie die exportierte Datei in das dafür vorgesehene Feld.
Überprüfen:
Nun werden Ihnen die verschiedenen Parameter jeweils mit der Anzahl der zu importierenden Einträge angezeigt.
Falls es Datensätze gibt, die nicht anderweitig verwendet werden (bspw. Fächer, für die keine Schulstunden vorhanden sind), werden diese mit einem Glühbirnen-Symbol angezeigt.
Sie können diese Datensätze löschen, indem Sie auf automatisch korrigieren klicken. Andernfalls werden sie mit importiert.
Bestätigen:
Dieser Schritt unterscheidet sich je nachdem, ob sie erstmalig einen Import mit ASV-Daten durchführen oder zum wiederholten Mal:
Beim erstmaligen Import können Sie alle Parameter auf einmal importieren (vorausgesetzt, die Daten sind in Ordnung, s.u.).
Andernfalls empfehlen wir, die Parameter jeweils nacheinander zu importieren. D.h. Sie setzen zuerst nur einen Haken bei den Schulfächern, führen den Import durch, indem Sie auf Bestätigen klicken (das Interface bleibt geöffnet), importieren dann die Lehrkräfte usw., bis die Daten aller Parameter importiert sind.
Gehe Sie strikt von oben nach unten vor, damit der Import reibungslos erfolgen kann!
Durch verschiedene Symbole wird angezeigt, ob die Daten des jeweiligen Parameters importiert werden können oder ob es Differenzen zwischen den Daten in EduPage und den Import-Daten gibt.
Eine Übersicht über die verschiedenen Symbole und deren Bedeutung, die weitere Vorgehensweise, typische Fehler- bzw. Infomeldungen und deren Behebung finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten.
Schließen Sie das Import-Interface.
2. Symbol-Legende zum Import-Interface
Symbol | Bedeutung | Ursache & weiteres Vorgehen |
Zeigt im Schritt Überprüfen Besonderheiten bei den Daten an. | Wenn es in den Import-Daten Einträge gibt, die anderweitig nicht
verwendet werden (z.B. ein Schulfach, für das keine Unterrichtsstunden
vorhanden sind), gibt es hier zusätzlich die Option Automatisch korrigieren, mit der diese Daten gelöscht werden können. | |
Die Import-Daten sind in Ordnung und stimmen mit den EduPage-Daten überein. | Es ist keine weitere Aktion erforderlich. Die Datensätze sind bereits in EduPage hinterlegt, es gibt keine Unterschiede.
| |
Die
zu importierenden Daten sind in Ordnung. Da es keine Datensätze in
EduPage gibt, mit denen sie zusammengeführt werden können, werden sie
neu hinzugefügt. | Mit einem Haken bei Hinzufügen und einem Klick auf Bestätigen werden die Datensätze importiert. Sicherheitshalber
sollten Sie sich vorher die Details der Datensätze anschauen, denn: Es
kann u.U. vorkommen, dass Datensätze neu hinzugefügt werden, obwohl es
bereits Pendants in EduPage gibt. Dies ist dann der Fall, wenn diese
nicht zugeordnet werden können, weil bestimmte notwendige Felder (bspw.
die SIS-ID) nicht übereinstimmen, s. Absatz 1. | |
Es gibt eine Information zu diesen Daten und ggf. Bearbeitungsoptionen. | Diese Meldung tritt bspw. dann auf, wenn es in EduPage Datensätze gibt, die in den Import-Daten nicht vorhanden sind.
| |
Bei diesen Daten liegen Differenzen vor. | Diese Daten werden nicht automatisch importiert. Eine
Prüfung und manuelle Auswahl der zu importierenden Daten ist erforderlich. Es gibt die Möglichkeit, die Daten aus dem Schulverwaltungsprogramm mit einem
Klick auf Änderungen übernehmen zu übernehmen, also die Daten in EduPage
damit zu ergänzen bzw. zu überschreiben. Bevor Sie diese Option auswählen,
sollten Sie jedoch überprüfen, wo genau die Unterschiede liegen. So haben Sie
auch die Möglichkeit, nur einzelne Spalten zu überschreiben, falls gewünscht. Änderungen spaltenweise prüfen und ggf. übernehmen
| |
Hier liegt ein Fehler vor. Es ist eine Anpassung der Daten notwendig, damit der Import vorgenommen werden kann. | Aufgrund schwerwiegender Differenzen (bspw. zu wenig
übereinstimmender Daten oder nicht bzw. mit mehr als einem Datensatz
übereinstimmender SIS-IDs) ist der Import nicht möglich. Bevor der Import
erfolgen kann, müssen die betroffenen Datensätze entweder in EduPage oder im
Schulverwaltungsprogramm angepasst werden.
Anpassung in EduPage
Nun können die Daten importiert werden und Sie
können mit dem Import fortfahren |
3. Fehler, Fehlermeldungen & Infomeldungen: Ursachen & Behebung
Dateityp wird nicht unterstützt. Bitte wählen Sie eine korrekte Importdatei (z.B.: CSV oder XML). (In Schritt 1: Hochladen) | Die gewählte Schnittstelle passt nicht mit dem Format der zu importierenden Datei zusammen. Bitte wählen Sie die passende Schnittstelle aus. Achtung: Wenn Sie mit ASV Bayern arbeiten, muss ASV-Notenverwaltung Schnittstelle ausgewählt sein, NICHT ASV-Stundenplanprogramm Schnittstelle! |
Einträge werden anderweitig nicht verwendet (in Schritt 2: Überprüfen) | In
der importierten Datei ist ein Datensatz enthalten, der in keinem
weiteren Datensatz verwendet wird (z.B. ein “verwaistes” Schulfach, zu
dem es keine Unterrichtsstunde gibt).
Sie können verhindern, dass das Fach
importiert wird, indem Sie Automatisch korrigieren auswählen. Andernfalls wird es mit importiert. |
SIS für Objekt in EduPage vorhanden, aber nicht Teil des Imports | Es
gibt Datensätze in EduPage, die in den Importdaten nicht existieren.
Optional kann für diese Datensätze in EduPage die SIS-ID gelöscht
werden. |
Zuordnung durch übereinstimmende SIS# | Meldung bei grünem Haken: Meldung bei blauem Pfeil: |
Übereinstimmende Datensätze gefunden. | Meldung kommt nur, wenn es (vorher) keine SIS-ID gab: Datensätze können durch Übereinstimmungen verknüpft werden, es gibt aber Änderungen - bitte prüfen im Feld Änderungen (unter Details). |
Übereinstimmung in einem anderen Jahr | Der
Datensatz existiert nicht im neuen, aber in einem anderen Schuljahr und
kann damit verknüpft werden. Datensatz kann hinzugefügt werden. (Wenn bspw. ein Fach aus einem alten Schuljahr mit gebraucht-bis-Datum versehen war und nun hinzugefügt wird, wird es damit wieder “reaktiviert”). |
Hinzufügen aus anderem Jahr - XX | z.B. bei Klassen, die im neuen Schuljahr hochgestuft sind und über die SIS# verknüpft werden, kann einfach hinzugefügt werden |
Keine übereinstimmenden Datensätze gefunden. | Es
gibt keine übereinstimmenden Datensätze in EduPage, die Datensätze
können neu hinzugefügt werden. Achtung: Kann auch vorkommen, wenn bspw.
SIS-IDs nicht übereinstimmen. |
@=>… (bei Details in div. Spalten möglich) | Für
eine korrekte Verknüpfung müssen Daten aus einem vorherigen Schritt
hinzugefügt werden. Gehen Sie strikt nach der Reihenfolge von oben nach
unten vor. |
Gleiche SIS-ID mit nicht übereinstimmenden Daten | Zwei
(oder mehr) Datensätze in EduPage haben dieselbe SIS-ID, deshalb kann
der Datensatz aus der Import-Datei mit dieser SIS-ID nicht eindeutig
zugeordnet werden. In diesem Fall müssen die SIS-IDs in EduPage
korrigiert werden. |
Nur bereits vorhandene ins neue Jahr hinzufügen | Neue
Schüler, die noch nicht in einem alten Schuljahr vorhanden sind (bspw.
neue 1. oder 5. Klassen), werden mit dieser Option NICHT hinzugefügt. |
Student ↔︎ parent match | Zuordnung von Schülern zu Eltern erfolgreich, keine weitere Aktion erforderlich. |
Multiple matches | Es
gibt doppelte Datensätze in EduPage (z.B. bei Lehrern ohne SIS-ID oder
bei gesetzlichen Vertretern), sodass der importierte Datensatz nicht
eindeutig zugeordnet werden kann. Das Duplikat muss in EduPage gelöscht werden, damit der Import erfolgen kann. |
preferred (bei Details in der Änderungen-Spalte ) | Im Schulverwaltungsprogramm sind zwei bevorzugte Kontakte für einen Schüler. Da es in EduPage nur eine Hauptansprechperson geben kann, wird hier eine Änderung für die andere Person vorgeschlagen. Wird die Änderung übernommen, wird sie für die andere Person vorgeschlagen usw. Daher kann der Änderungsvorschlag ignoriert werden. |
Doppelte Einträge gefunden | mehrere
Schulfächer haben in ASV dieselbe Abkürzung. In ASV kann die Abkürzung
bei Schulfächern nur 1x vergeben sein. Daten müssen in ASV korrigiert
und anschließend neu importiert werden. |
Mehrere Zeilen aus dem Import wollen in dieselbe EduPage Zeile schreiben. (u.A. mehrere Nutzer mit gleicher Mail) | Überprüfen Sie die Daten im Schulverwaltungsprogramm auf doppelte E-Mail-Adressen und passen Sie diese ggf. an. |
Korrekter Import nicht möglich, bitte prüfen Sie die Liste. | Prüfen Sie, ob die aktuellen Import- und die Daten in EduPage im alten Schuljahr übereinstimmen. |
Zu wenige Felder stimmen überein. | Gleichen Sie die Daten in EduPage an die des Schulverwaltungsprogramms an. |
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