EP Support | Manuelle Datenanlage und -Bearbeitung

Daten manuell anlegen, bearbeiten & löschen

Um die Agenda Online (die Datenbank Ihrer EduPage) mit Daten zu befüllen, können Daten über verschiedene Wege importiert (s. Daten manuell importieren, Datenimport aus Schulverwaltungsprogramm) oder manuell angelegt werden. Wie Sie bei der manuellen Datenanlage vorgehen, Daten bearbeiten und löschen, wird im Folgenden erläutert.
Idea
Alternativ zur direkten Anlage von Daten in Agenda Online können diese auch über den Assistenten in der linken Menüleiste angelegt werden.

1. Neue Datensätze anlegen

Um einen neuen Datensatz anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
  1. Navigieren Sie zu Agenda Online und wählen Sie die gewünschte (Unter-) Kategorie aus (Schüler/ Gesetzliche Vertreter/ Klassen/ Lehrkräfte/ ...).
    1. Achten Sie auf eine sinnvolle Reihenfolge. Legen Sie bspw. Klassen an, bevor Sie Schüler anlegen, damit diese beim Anlegen den Klassen direkt zugeordnet werden können.
    2. Fügen Sie beim Anlegen von Schülern direkt im jeweiligen Datensatz den/ die gesetzlichen Vertreter hinzu, so werden diese gleich ins System übernommen und können in der Kategorie Gesetzliche Vertreter aufgerufen werden. Die Verknüpfung zum Kind wird auf diese Weise automatisch erstellt.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu (im Reiter Hauptmenü).

  3. Geben Sie die gewünschten Daten ein und speichern Sie den Datensatz mit OK.


2. Datensätze löschen

2.1 Allgemein

Um einen Datensatz, der noch keine Verknüpfungen enthält, zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Markieren Sie den Datensatz, indem Sie ihn anklicken.
  2. Wählen Sie Löschen in der oberen Menüleiste (Reiter Hauptmenü).
  3. Klicken Sie in dem sich nun öffnenden Fenster erneut auf Löschen.



2.2 Datensätze mit bestehenden Verknüpfungen löschen

Wenn Datensätze verknüpft sind; bspw. Klassen bereits Schüler enthalten oder Klassenbucheinträge gemacht wurden, bei Schülern Abwesenheiten erfasst oder diese in Terminen angegeben wurden, lassen sich die Datensätze nicht löschen. In solchen Fällen müssen zuerst die entsprechenden Einträge gelöscht werden. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
  1. Markieren Sie den Datensatz, indem Sie ihn anklicken.
  2. Wählen Sie Löschen in der oberen Menüleiste (Reiter Hauptmenü).
  3. Nun wird Ihnen angezeigt, was für Einträge das Löschen verhindern.
  4. Löschen Sie die genannten Einträge.
  5. Wenn alle Einträge gelöscht sind, lässt sich der Datensatz ebenfalls löschen.


2.3 Vorgehen bei abgehenden Schülern (& gesetzlichen Vertretern) / Lehrkräften

Wenn Schüler oder Lehrkräfte während des Schuljahrs oder am Ende des Schuljahrs die Schule verlassen, bestehen i.d.R. so viele Verknüpfungen, dass eine Löschung der Datensätze sehr aufwendig wäre. Zudem wäre damit keine lückenlose Datenpflege möglich.
Wie Sie in solchen Fällen vorgehen, erfahren Sie hier: Datenpflege: Änderungen erfassen, Abschnitt 3.

3. Änderungen erfassen

3.1 Überschreiben von Daten vs. Änderung ab einem bestimmten Zeitpunkt

Bei Änderungen an Daten wie bspw. Stammdaten von Personen ist das Vorgehen davon abhängig, welche Art von Stammdaten betroffen ist:
  1. Daten wie (E-Mail-) Adresse, Telefonnummer etc. können i.d.R. einfach überschrieben werden.
  2. Bei einer Namensänderung oder einem Klassenwechsel hingegen ist es meist wichtig, dass die Änderung nicht rückwirkend übernommen wird, sondern ab einem bestimmten Datum in Kraft tritt. Wie Sie dies einstellen, erfahren Sie hier: Datenpflege: Änderungen erfassen, Abschnitt 1.

3.2 Massenänderung

Wenn Sie für mehrere Datensätze die gleiche Änderung durchführen möchten, können Sie dies wie folgt über die Massenänderung tun. 

  1. Navigieren Sie in Agenda Online zur gewünschten (Unter-) Kategorie.
    1. In manchen Kategorien wie z.B. Schüler finden Sie Dropdown-Menüs mit weiteren Unterkategorien wie z.B. den einzelnen Klassen.
  2. Markieren Sie die Datensätze, an denen Sie Änderungen vornehmen möchten.
    1. Mit Strg+A können Sie alle angezeigten Datensätze markieren (alternativ mit Klick auf die erste und anschließend Klick mit gedrückter Shift-Taste auf die letzte Zeile).
    2. Mehrere nicht zusammenhängende Datensätze markieren Sie durch Anklicken mit gedrückter Strg-Taste.
    3. Ohne Markierung sind automatisch alle angezeigten Datensätze ausgewählt.
  3. Klicken Sie auf Optionen > Massenänderung.
  4. Wählen Sie in der rechten Seite des Fensters die gewünschte Änderung aus. Um z.B. mehrere Schüler einer Interessengruppe zuzuordnen, wählen Sie Anpassen: Interessengruppen.
  5. Überprüfen Sie sicherheitshalber die ausgewählten Schüler, die im unteren Bereich angezeigt werden.
  6. Geben Sie an, was in Zukunft gelten soll; in diesem Beispiel wird die Interessengruppe ausgewählt.
  7. Bestätigen Sie mit dem entsprechenden Button rechts unten (hier Anpassen: Interessengruppen)


4. Verknüpfungen zwischen Schülern und gesetzlichen Vertretern bearbeiten

4.1 Verknüpfung hinzufügen

Wenn Sie die Datensätze der gesetzlichen Vertreter über die der Schüler anlegen wie in Abschnitt 1, Schritt 1.b beschrieben, werden die Datensätze automatisch miteinander verknüpft, sodass hier i.d.R. nichts manuell verknüpft werden muss. Muss dennoch einmal eine Verknüpfung manuell hinzufügen werden, gehen Sie wie folgt vor.
  1. Öffnen Sie den Datensatz des gesetzlichen Vertreters und klicken Sie auf Kinder.
  2. Klicken Sie Hinzufügen und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü das zugehörige Kind aus.

  3. Speichern Sie die Auswahl mit OK.

4.2 Verknüpfung löschen

Um eine Verknüpfung zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor.
  1. Öffnen Sie den Datensatz des gesetzlichen Vertreters und klicken Sie auf Kinder.
  2. Markieren Sie das Kind, dessen Verknüpfung getrennt werden soll, indem Sie es anklicken.
  3. Wählen Sie trennen und bestätigen Sie mit OK.


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