Abschluss des alten Schuljahrs
- Während bei Eltern i.d.R. nicht nur deren Konten, sondern auch deren Datensätze in Agenda Online gelöscht werden - allerdings nicht im alten, sondern im neuen Schuljahr - wird dies bei Schülern und Lehrkräften nicht gemacht, da andernfalls die Archivierung der Schuldaten nicht gewährleistet werden kann.
- Bei Schülern oder Lehrkräften löschen Sie lediglich die nicht mehr benötigten Stammdaten - insbesondere die E-Mail-Adresse, um zu verhindern, dass ein gelöschtes Konto u.U. mit der E-Mail-Adresse und der Funktion Passwort vergessen von dem ehemaligen Benutzer reaktiviert werden kann - und geben das Ende der Schulzeit bzw. des Anstellungszeitraums an.
- Wenn Sie die E-Mail-Adresse nicht löschen möchten, kopieren Sie diese in das Bemerkungsfeld (im Datensatz unter Anderes), löschen Sie sie aber aus dem Feld E-Mail (im Datensatz unter Kontakt). So können Sie ebenfalls sicherstellen, dass das Konto nicht reaktiviert werden kann.
1. Schülerkonten & -Stammdaten löschen
- Navigieren Sie zu Agenda Online - Schüler und markieren Sie die abgehenden Schüler. Achten Sie jedoch darauf, Wiederholer - falls vorhanden - auszusparen.
Gehen Sie in der oberen Menüleiste auf den Reiter Optionen und anschließend auf Massenänderung.
Auf der linken Seite des Fensters ist bereits Schüler ausgewählt (ansonsten wählen Sie dies aus).
Klicken Sie in der rechten Seite des Fensters auf Übernehmen: Ende der Schulzeit.
Tragen Sie das Enddatum der Schulzeit ein und bestätigen Sie, indem Sie rechts unten auf den Button Übernehmen: Ende der Schulzeit klicken.
Bleiben Sie im Fenster der Massenänderung und scrollen Sie bei den Änderungsoptionen auf der rechten Seite weiter nach unten.
Wählen Sie Löschen: E-Mail und bestätigen Sie, indem Sie rechts unten ebenfalls auf den Button Löschen: E-Mail klicken.
Bleiben Sie weiterhin im Fenster der Massenänderung, scrollen Sie ganz nach unten und löschen Sie die Konten der Schüler, indem Sie Konto löschen auswählen und mit einem Klick auf den Button Konto löschen rechts unten bestätigen.
Falls gewünscht, löschen Sie ebenso weitere nicht mehr benötigte Stammdaten.
2. Elternkonten, -Stammdaten & -Datensätze löschen
Navigieren Sie zu Agenda Online > Gesetzliche Vertreter und markieren Sie die Eltern der abgehenden Schüler. Klicken Sie dazu ein- bzw. zweimal auf den Spaltenkopf Kinder, um die Zeilen auf- bzw. absteigend nach den Kindern und damit auch nach Klassen zu ordnen, sodass Sie die Eltern der Abschlussklasse(n) zusammenhängend markieren können. Achten Sie auch hier darauf, die Eltern nicht versetzter Schüler von der Markierung auszusparen.
Gehen Sie in der oberen Menüleiste auf den Reiter Werkzeuge und anschließend auf Massenänderung.
Auf der linken Seite des Fensters ist bereits Gesetzliche Vertreter ausgewählt (ansonsten wählen Sie dies aus).
Klicken Sie in der rechten Seite des Fensters auf Löschen: E-Mail und bestätigen Sie, indem Sie rechts unten ebenfalls auf den Button Löschen: E-Mail klicken.
Bleiben Sie im Fenster der Massenänderung und scrollen Sie bei den Änderungsoptionen auf der rechten Seite ganz nach unten.
Wählen Sie Konto löschen und bestätigen Sie, indem Sie rechts unten ebenfalls auf den Button Konto löschen klicken.
Sobald
der Wechsel ins neue Schuljahr vollzogen wurde, können Sie im neuen
Schuljahr die Datensätze der Eltern folgendermaßen löschen:
Stellen Sie sicher, dass das neue Schuljahr ausgewählt ist (Sie können zwischen Schuljahren wechseln, indem Sie in Agenda Online bei Einstellungen > Schuljahr auswählen (oder alternativ mit Rechtsklick auf ascAgenda)
Gehen Sie auf Gesetzliche Vertreter.
Die Datensätze der Eltern der Schulabgänger sind jetzt nicht mehr mit denen ihrer Kinder verknüpft, da das Ende von deren Schulzeit, das in 2.1 eingestellt wurde, nun vorbei ist. Sie können die Eltern, die nicht mehr mit einem Kind verknüpft sind, gesammelt anzeigen lassen, indem Sie ein- bzw. zweimal auf den Spaltenkopf Kinder klicken.
Wählen Sie die betreffenden Eltern aus.
Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Löschen und bestätigen Sie, dass Sie die gewählten Datensätze löschen möchten.
3. Lehrkraftkonten & -Stammdaten löschen
Navigieren Sie zu Agenda Online > Lehrkräfte > Mitarbeiter
- Öffnen Sie den Datensatz der gewünschten Lehrkraft, indem Sie diese mit einem Klick markieren und auf Editieren in der oberen Menüleiste gehen (oder mit einem Doppelklick auf den Namen).
Bei Grundlagen finden Sie unter Angestellte das Feld Eingestellt bis:. Geben Sie hier das Ende das Tätigkeitszeitraums ein und speichern Sie die Angabe mit OK:
Die Lehrkraft ist immer noch markiert (andernfalls markieren Sie sie erneut).
Gehen Sie in der oberen Menüleiste auf Konto, wählen Sie Konto löschen und bestätigen Sie, dass Sie das Konto löschen möchten.
Öffnen Sie den Datensatz der Lehrkraft erneut und löschen Sie unter Kontakt die E-Mail-Adresse.
Falls gewünscht, verfahren Sie ebenso mit weiteren nicht mehr benötigten Stammdaten.
4. Chats &Nachrichten löschen
Benutzerdaten wie bspw. Chats und Nachrichten von Personen, die nicht mehr an der Schule sind, können wie folgt gelöscht werden. Dies kann auch nachträglich gemacht werden; Sie können in EduPage jederzeit in alte Schuljahre zurückwechseln und die Daten im Nachhinein bereinigen.
Navigieren Sie zu Einstellungen > Sicherheit. Wählen Sie unter Datensicherheit und Datenschutz die Option Benutzerdaten bereinigen - gesendete Nachrichten, Chat, etc. aus.
Klicken Sie in der Zeile der gewünschten Person(en) auf Daten bereinigen und aktivieren Sie die Option Benutzerdaten bereinigen - gesendete Nachrichten, Chat, etc.
Optional kann in diesem Schritt auch das Konto der gewählten Person gelöscht werden.Klicken Sie auf Speichern.
5. FAQ
- Warum kann ich die Datensätze von Lehrkräften, die die Schule verlassen, nicht löschen?
- Bei
Lehrkräften, die unterrichtet haben, bestehen Verknüpfungen, die für
eine lückenlose Datenpflege (inkl. Archiv) relevant sind. Deshalb kann
der Datensatz in dem Schuljahr, in dem die Lehrkraft tätig war, nicht
gelöscht werden.
- Wenn über Eingestellt bis (wie unter Abschnitt
1.3 beschrieben) das Ende der Anstellungszeit eingegeben wird, ist der
Datensatz im darauffolgenden Schuljahr nicht mehr in Agenda Online hinterlegt.
- Ein gesetzlicher Vertreter eines abgehenden Schülers hat ein weiteres Kind an unserer Schule. Wie gehe ich in dem Fall vor?
- Löschen Sie das Konto und den Datensatz dieser Person nicht. Tun Sie dies erst, wenn auch das zweite (bzw. das letzte) Kind der Person die Schule verlassen hat.
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